Communicatie over organisatieverandering

Opdrachtgever: Stichting Jeugd- en Jongerenwerk Midden-Holland
Opdracht: communicatie over organisatieverandering
Periode: juni 2018 – heden

Achtergrond
Jongerenwerkers zijn professionele opvoeders. Zij ondersteunen en begeleiden kwetsbare jongeren, zodat ze zelfstandige en verantwoordelijke volwassenen worden. De manier waarop ze dat doen, is aan het veranderen. Waar jongerenwerkers vroeger vooral bezig waren met het organiseren van hun eigen activiteiten, werken ze tegenwoordig steeds vaker nauw samen met verschillende ketenpartners in het sociale domein. Stichting Jeugd- en Jongerenwerk Midden-Holland (STJJMH) werkt in opdracht van zestien gemeenten in Zuid-Holland.

Opdracht
De rol van jongerenwerk verandert en dat vraagt om een andere manier van werken, voor jongerenwerkers en voor de organisatie. De stichting vraagt Leene Communicatie om hulp bij de communicatie rondom deze organisatieverandering en wil daarnaast een strategisch communicatieplan voor de komende jaren.

Werkwijze
Alle uitdagingen en ambities van de organisatie staan beschreven in een strategisch document: het Basisplan2020. Om ervoor te zorgen dat het plan breed in de organisatie gedragen wordt, kiezen we voor een aanpak die bestaat uit de volgende elementen:

  1. We brengen het plan terug naar de kern: wat is voor de jongerenwerkers nu echt belangrijk om te weten, en wat is bijzaak? Vervolgens zorgen we ervoor dat er draagvlak ontstaat door ambassadeurs te benoemen voor de zes thema’s die in het Basisplan 2020 aan bod komen.
  2. De tekst van het Basisplan2020 herschrijven we. We zorgen voor kernboodschappen, factsheets en een poster. We begeleiden de vormgever bij het ontwikkelen van een herkenbare stijl voor het Basisplan, binnen de huisstijl van de stichting.
  3. Speciaal voor de introductie van het Basisplan2020 zetten we een interne nieuwsbrief op waar we specifiek aandacht besteden aan de veranderingen.
  4. Om het Basisplan2020 te introduceren organiseren we een kick-off voor alle medewerkers van de stichting. Tijdens interactieve sessies, begeleid door thema-ambassadeurs, gaan medewerkers met elkaar in gesprek over de speerpunten. Ze stellen vragen, uiten zorgen en delen complimenten.
  5. Gedurende dit proces werkt een adviseur van Leene Communicatie één dag per week op locatie voor doorlopende communicatiewerkzaamheden, waaronder het schrijven van nieuwsbrieven, bijhouden van de website, redigeren van (half)jaarverslagen en adviseren over processen. Daarbij helpt ze ook bij de werving, selectie en begeleiding van een vaste communicatiemedewerker, zodat de organisatie deze taken uiteindelijk zelfstandig op kan pakken.

Resultaten
Leene Communicatie nam een groot deel van de communicatieve werkzaamheden rondom de introductie van het Basisplan2020 op zich. De kick-off en het plan werden in de organisatie goed ontvangen. Medewerkers gaven aan blij te zijn om bij de plannen te worden betrokken en gaven actief hun input. In 2019 zorgen we, samen met de nieuwe vaste communicatiemedewerker, ervoor dat we betrokkenheid vasthouden. Ook gaan we aan de slag met het schrijven van een strategisch communicatieplan om de meerwaarde van deze mooie organisatie ook aan de buitenwereld en de ambtelijke opdrachtgevers te kunnen laten zien.

Stichting Jeugd- en Jongerenwerk Midden-Holland